¿Necesito un portal de documentos propio o me basta con OneDrive o Dropbox?

Cuándo OneDrive o Dropbox son suficientes

Si tu equipo es pequeño, los documentos no son sensibles y basta con carpetas compartidas, una herramienta comercial bien configurada resuelve el problema con poco costo y sin desarrollo. Lo importante es activar el doble factor, limitar quién puede compartir enlaces y revisar los permisos con regularidad.

Señales de que ya necesitas un portal propio

• Manejas expedientes por cliente o por caso, con documentos que no todos deben ver.
• Cada departamento o rol necesita acceso a partes distintas de la misma estructura.
• Necesitas un registro de quién abrió, descargó, movió o cambió cada archivo.
• Los enlaces para compartir se han salido de control y no sabes quién tiene acceso a qué.
• Tu equipo duplica archivos y hay varias versiones del mismo documento.

Qué debe incluir un portal de documentos

• Inicio de sesión con doble factor.
• Permisos por rol y por área, no por archivo suelto.
• Registro de actividad de cada acción.
• Respaldos automáticos y una forma de recuperar versiones.
• Una estructura de expedientes y departamentos que refleje cómo trabaja tu empresa.

Cómo trabaja el equipo día a día

Un portal que solo se abre desde el navegador puede volverse lento para quien edita documentos todo el día. Por eso conviene preguntar si el sistema puede mostrarse como una unidad de red en Windows, para abrir y guardar desde Word y el Explorador de archivos con las mismas reglas de seguridad, y si respeta el bloqueo de archivos para que dos personas no se pisen el trabajo.

De qué depende el costo y cómo empezar

Depende de cuántos roles y departamentos hay, del volumen de documentos que se migra, de si el equipo trabaja en escritorios virtuales y de los requisitos de seguridad y auditoría. En el diagnóstico gratuito revisamos cómo guardas hoy los archivos, quién necesita ver qué y qué riesgos existen, y te entregamos una propuesta por escrito con alcance, fases, tiempos e inversión.